نظم وقتك لإنتاجية أكبر
تتعدد الاستراتيجيات والأساليب المتبعة لتنظيم، مما يساعد على تحديد الأولويات و التحكم في عوامل التشتيت. في المقال التالي نستعرض معكم أهم الاستراتيجيات لإنتاجية أفضل و توتر أقل.
ما هي إدارة الوقت ؟
تتكون هذه الممارسة من إدارة عمل الفرد من أجل تكريس وقته للمهام المخطط لها. لن تؤدي إدارة العمل الفعالة إلى تحسين إنتاجيتك فحسب ، بل ستعمل أيضًا على تحديد أولويات أنشطتك على مدار اليوم بشكل أفضل. سيمنحك هذا مزيدًا من الوقت للاسترخاء والاعتناء بنفسك.
فوائد إدارة الوقت
يمكن أن يساعدك اعتماد استراتيجيات جيدة لإدارة الوقت في تنظيم مهامك وتحديد أولوياتها وهو ما سيساعدك في تحقيق الاتي:
الشعور بأن لديك المزيد من الوقت خلال اليوم: من خلال الاختيار المتعمد لتخصيص وقت لنشاط معين، ستتمكن من تقليل عدد المهام وتحديد الضروري منها. بالطبع ، لن يكون لديك المزيد من الوقت حرفيًا ، ولكن ستتمكن من القيام بالمزيد في نفس الوقت المتاح.
وضع حدود بين الحياة المهنية والخاصة: إدارة وقتك بشكل أفضل لا يعني القيام بكل المهام الموكلة إلينا. تهدف هذه الاستراتيجيات إلى مساعدتنا في إكمال مهامنا المهمة وتحديد المهام التي يمكن تأجيلها حتى الغد. إن التمييز بين العمل الذي يجب القيام به على الفور والعمل الذي يمكن تأجيله سيسمح لك بالتفريق بين ساعات عملك ووقت راحتك.
التقليل من الضغوطات: بدون إدارة فعالة للوقت، غالبًا ما نشعر أننا لا نملك الوقت الكافي للعمل ونضيعه في العمل لحل ألف مشكلة مما يسبب لنا إجهادا غير ضروري.
تحسين الإنتاجية: يمكن أن تساعدنا العديد من نصائح إدارة الوقت في مكافحة التسويف وبالتالي تحسين إنتاجيتنا. لكن هذه ليست الميزة الوحيدة ، نظرًا لأنه من خلال تحديد أهم أولوياتك لهذا اليوم ، ستعرف أيضًا بالضبط ما يجب العمل عليه كل يوم.
التخلص من العادات السيئة: التسويف مشكلة للجميع. ومع ذلك، بمرور الوقت، نطور المزيد والمزيد من العادات السيئة، والتي تضر بأنشطتنا ذات القيمة المضافة العالية. سيساعدك وضع استراتيجيات لإدارة الوقت على اكتشاف هذه العادات الضارة وتصحيحها.
3 استراتيجيات لإدارة الوقت لإنتاجية أفضل
من أفضل الطرق لتطوير مهارات إدارة الوقت دمج استراتيجية مجربة في روتيننا اليومي. تساعدنا هذه الأنواع من الاستراتيجيات على وضع حدود زمنية ، والتركيز على مهمة واحدة في كل مرة لاستعادة السيطرة على التخطيط ليومنا.
1- إدارة كتلة الوقت أو الإدارة حسب الفترات الزمنية
إدارة كتلة الوقت هي استراتيجية لإدارة الوقت موجهة نحو الهدف، وتتضمن إنجاز العمل في فترات زمنية محددة. إنها فعالة بشكل خاص عندما تريد إدارة قائمة المهام الخاصة بك بشكل استباقي ، دون أن يكون لديك فكرة واضحة عن المدة التي سيستغرقها كل منها.
باستخدام إدارة كتلة الوقت، يمكنك تقسيم المهام الكبيرة إلى أجزاء أصغر، حتى تتمكن من إنجازها في فترة زمنية معقولة. تتوافق كل مهمة مع كتلة زمنية، يجب ألا تتجاوز ثلاث ساعات. على سبيل المثال، لنفترض أن لديك منشور مدونة لتكتبه. في هذه الحالة، يمكنك جدولة فترة زمنية مدتها ساعتان لكتابة المخطط التفصيلي. بعد أخذ استراحة، يمكنك العودة إلى فترة زمنية مدتها ثلاث ساعات لعمل المسودة الأولى للمقالة. سيسمح لك تقسيم العمل إلى عدة أجزاء بالتقدم تدريجيًا على مدار الأيام أو الأسابيع.
2- حظر الوقت
يشبه حظر الوقت حصر الوقت ، مع اختلاف أنه بدلاً من جدولة مقدار معين من الوقت لكل مهمة فردية، ستعتاد على حظر فترات التقويم لتخصيصها للمهام ذات الصلة. تتيح لك إدارة جدولك بهذه الطريقة تقسيم أسبوع عملك إلى عدة فترات زمنية مميزة: العمل في مشاريع مختلفة ، والتواصل مع الزملاء ، وأوقات الراحة ، وجلسات التمرين ، وما إلى ذلك. بفضل هذه الاستراتيجية ، ستتمكن من التركيز دون انقطاع.
لإنشاء كتلة زمنية ، ابدأ بتحديد أولوياتك اليومية أو الأسبوعية. سيكون عليك بعد ذلك فقط تجميع المهام المتشابهة في كتلة واحدة من الوقت يمكنك العمل فيها. أخيرًا ، حدد فترات زمنية مخصصة للتركيز المكثف في جدولك الزمني حتى تلتزم بالجدول المحدد.
3- . تقنية بومودورو
تمامًا مثل إدارة كتلة الوقت وحجب الوقت، تساعدك تقنية بومودورو على إكمال مهامك في فترة زمنية قصيرة وأخذ فترات راحة بين جلستي عمل. تكمن فائدة استراتيجية إدارة الوقت هذه في ميلها إلى تشجيعك بنشاط على أخذ فترات راحة منتظمة ، مما يضاعف مصادر الدافع الداخلي ولكنه مفيد أيضًا لعقلك. في الواقع ، وفقًا للعديد من الدراسات ، فإن أخذ فترات راحة تجعلنا أكثر إبداعًا.
لتطبيق تقنية بومودورو ، يجب أن يكون لديك ما يلي: مؤقت ، وقائمة بالمهام مرتبة حسب الأولوية ، وميزة سكون الإشعارات. ابدأ بضبط المؤقت لمدة 25 دقيقة ، وحاول تخصيص ذلك الوقت لمهمة واحدة بشكل حصري ، دون التحقق من الرسائل النصية أو وسائل التواصل الاجتماعي إن أمكن. عندما يحين الوقت، خذ استراحة لمدة خمس دقائق. من الناحية المثالية، سيكون من الأفضل تكريسها لنشاط بدني بسيط، مثل التمدد أو تناول وجبة خفيفة. ولكن يمكنك أيضًا التحقق من أجهزتك المختلفة لمعرفة ما إذا كنت قد تلقيت أي رسائل مهمة أثناء عملك في هذه المهمة.
كرر أربع مرات: اعمل لمدة 25 دقيقة وخذ استراحة لمدة خمس دقائق. بعد الجلسة الرابعة، خذ استراحة أطول من 20 إلى 30 دقيقة.